Hoe fijn plan jij? 3 factoren

Het plannen in kleine eenheden: wanneer wel en wanneer niet?

Als je veel kleine opdrachten hebt, dan kan dit je planning flink opblazen. Vooral als je die allemaal in detail gaat plannen. De kans is groot dat het bijhouden van de planning dan veel werk gaat zijn. In dit artikel kijken wij daarom naar welke elementen bepalen of je wel of niet fijnmazig moet plannen.

In dit artikel hebben wij het niet over projectmatig werk. We hebben het over de kleine klusjes die tussendoor komen en vaak ad hoc op de planning komen te staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan support tickets, incidenten of kleine aanpassingen aan een ontwerp.

Wat is in detail plannen?

In detail plannen is in kleine eenheden plannen, bijvoorbeeld in halve uren. Als je zo fijn plant, dan heeft elke medewerker theoretisch per dag zestien boekingen. Heb je 25 medewerkers, dan zit je al snel op vierhonderd boekingen per dag en achtduizend boekingen per maand. Dat is een flinke uitdaging om bij te houden.

Plannen is alleen geen exacte wetenschap. Met plannen doe je een inschatting van toekomstig werk, maar de werkelijkheid is weerbarstig. Er zijn namelijk altijd afwijkingen. Ga je te nauwkeurig plannen, dan focus je al snel op het voorspellen en het beheersen van het werk. Ben je een control freak, dan voelt dit misschien goed, maar het plannen van al die details wordt dan een functie op zich. Het plannen moet je doel niet zijn, het is namelijk een hulpmiddel. De juiste planning software vinden is de eerste stap naar een gedetailleerde planning. 

Dit is je alternatief: plannen in blokken

Een alternatief voor het in detail plannen is alle kleine taken bundelen. Per week plan je een of meerdere blokken. Vervolgens laat je een medewerker in zo’n blok alle opgespaarde kleine taken verwerken. Medewerkers doen die kleine taken dus niet meer tussendoor, waardoor je multitasken en dus tijdverspilling voorkomt.

Hoeveel tijd pak je per blok? Dat doe je op basis van ervaring. Vaak weten mensen wel hoeveel tijd ze gemiddeld kwijt zijn aan al die kleine taken. Mist die ervaring in je bedrijf? Bouw die dan met tijdsregistratie op. Laat je medewerkers een paar weken de werkelijk bestede uren bijhouden, waardoor je een helder beeld krijgt van de gemiddelde tijdsbesteding. 

Vaak zie je al dat er een vorm van tijdsregistratie nodig is, want de facturering gaat waarschijnlijk op basis van nacalculatie. Misschien werk je met vaste prijzen of service contracten, maar je wilt vast wel weten of je binnen budget blijft.

Is het in blokken plannen altijd de oplossing? Zeker niet. Er zijn altijd wel kleine taken die je niet kan bundelen. Deze zal je daarom gewoon individueel moeten plannen. Het hangt dus echt van de situatie af.

Beslisfactoren

De vraag is dus: wanneer plan je in blokken en wanneer niet? Dit bepaal je aan de hand van drie factoren:

• Is het werk aan tijd gebonden?
• Zijn er meerdere medewerkers en/of middelen bij betrokken?
• Is de omvang van het werk substantieel?

De eerste factor geeft aan of er specifieke afspraken zijn gemaakt over de start- en/of eindtijd. Dit zijn harde afspraken. Denk bijvoorbeeld aan het in de avond aanpassen van een website, zodat bezoekers er zo minder last van hebben.

De tweede factor stelt vast of er afstemming met andere medewerkers moet plaats vinden. Denk bijvoorbeeld aan een korte photoshoot waarbij een fotograaf, een assistent en een studio nodig zijn. Al deze ‘resources’ moet je plannen, omdat ze niet altijd op hetzelfde moment beschikbaar zijn.

De derde factor kijkt hoe groot het werk is. Is het een klus van meerdere uren? Dan kan je het werk beter plannen. Is het een kleine taak of weet je niet hoeveel tijd de klus in beslag neemt? Dan plan je hem samen met andere taken in een blok.